De meesten hebben deze tekening, of een variant ervan, al eens zien passeren, maar ik vond de onderliggende gedachte wel pakkend. Toegegeven, het is een extreem standpunt als je dit letterlijk neemt, maar het ludieke maakt dat de boodschap wel overkomt. Ik maak er nu even dankbaar gebruik van.

Als Business ERP Consultant kom ik vandaag in contact met vele ondernemers, met hun bedrijfsprocessen en hun huidige onderliggende software ondersteuning, want daar gaat het nu net om. Ik hoor vaak zeggen “ja , maar ik heb voor mijn facturatie al een goede tool, en voor mijn CRM werk ik met…. Mijn boekhouder heeft zijn eigen software en alles moet daar inkomen” en dat is goed nieuws, want dat betekent dat de digitalisering binnen die onderneming al een eerste stap heeft genomen en dat de ondernemer efficiëntie belangrijk vindt.

Als ik dan even later pols naar de tijdsbesteding van die ondernemer kom ik regelmatig tot het besluit dat er heel wat tijd na de “werkuren” wordt gepresteerd aan “administratie”. Offertes en facturen maken, afspraken bevestigen, timesheets ingeven, planningen opmaken, gegevens doormailen naar medewerkers, klanten en leveranciers, contactgegevens van de ene app even downloaden en uploaden in de andere, diezelfde klant nog maar eens aanmaken, maar nu in de facturatie app, de facturen van de maand doorsturen naar de boekhouder, … ik kan nog wel even doorgaan.

Er is vandaag heel wat te vinden op de markt van de bedrijfssoftware en elke software heeft wel zijn eigen stokpaardje. Hoe moet ik nu in hemelsnaam kiezen?

Om die vraag goed te kunnen beantwoorden moet je starten met:

Wat heb je nodig?

Welke functionaliteiten zijn nodig om je onderneming te runnen, en in welke software zijn deze functionaliteiten voorhanden. Op basis daarvan wordt er al een shortlist opgemaakt. Na een mooie demo van elke kandidaat wordt bij de meeste ondernemers de keuze dan gevormd...

En dan? Hoor ik je zeggen…

Geloof me, bij het in gebruik nemen van nieuwe software komen in de eerste dagen van de implementatie steevast volgende vragen naar boven: Kan ik dit ook doen? Kan ik hier een knop hebben die dat doet? Hier zou ik extra informatie moeten kunnen toevoegen, kan dat? Oops, hier had ik niet aan gedacht, zouden we dit nog kunnen veranderen?

Met andere woorden: een demo is slechts een demo, en geen toegepaste analyse van de match tussen de software, jouw organisatie en bedrijfsproces.

Daarom gaan we er bij Varoconsult steeds van uit om op voorhand een analyse te doen om hier zoveel mogelijk antwoorden op te krijgen. Voor de aanvang van deze analyse krijg je uiteraard al een kostenraming voor de implementatie, na deze analyse weten we of we het project opdelen in fases, of extra ontwikkeling effectief nodig is (we proberen dit zoveel mogelijk te vermijden), of er bij datamigratie mogelijks issues naar boven komen, etc… en vooral kunnen we op dat moment een goed onderbouwde definitieve offerte aanbieden voor de rest van de implementatie. Managing the expectation dus.

De volgende vraag …

…die je je moet stellen is: Is mijn gekozen software flexibel, evolutief, modulair, en kan deze software meegroeien met de actuele situatie van mijn onderneming? 

Het is evident dat situaties veranderen, dit hebben we in 2020 zeker in alle sectoren gezien. Wanneer jouw situatie verandert, moet je software ook kunnen aangepast worden, zodat je steeds kan rekenen op een goede efficiëntie binnen je onderneming.

En als dit mogelijk is, wat kost het dan om die aanpassingen toe te passen?

Open Source vs. Closed Source

Bij closed source software houdt de leverancier alles in handen en moet je altijd bij hem terecht voor wijzigingen, als hij deze al zou aanbieden. Dit wordt ook wel eens “vendor lock-in” genoemd. Bij open source heb je deze beperking niet en kan je zelf wijzigingen (laten) aanbrengen.

Configuratie vs. Ontwikkeling

Wanneer je een hoge mate van configuratiemogelijkheden hebt, kan je veel meer aanpassen en blijft deze kost beperkt, in het andere geval ben je meer afhankelijk van ontwikkelaars en gaat je budget snel omhoog.

Varoconsult streeft er continue naar om de ontwikkeling zo laag mogelijk te houden, voor verschillende redenen:

-         de kost voor ontwikkelingen as such zijn aan de basis al hoger, maar bij upgrades naar hogere versies moet je telkens opnieuw gaan bekijken of je ontwikkeling nog werkt in de nieuwste versie. Een recurrente kost dus.

-         Wanneer de link met je leverancier verdwijnt, moet je onderneming nog verder kunnen. Hoe meer ontwikkelingen je hebt toegevoegd, hoe kostelijker het wordt wanneer iemand anders je begeleiding gaat overnemen. Jawel, ook ik ga hopelijk ooit op pensioen.

Maar als de functionaliteit echt nodig hebt, moet je niet twijfelen. Odoo is er op voorzien dat je zeer ver geraakt met configuratie, en je ontwikkeling zal enkel nodig zijn voor het laatste stukje functionaliteit. Weinig ontwikkeling  = geen hoge complexiteit = aanvaarbare kost.

Kopen of huren?

Inderdaad, alles heeft een prijs, en die varieert naarmate je meer functionaliteiten nodig hebt. Wie koopt er nu een vrachtwagen met koelinstallatie als een bestelwagen meer dan genoeg is... Maar moet ik die bestelwagen kopen of huren?

Als je koopt, hou je best rekening met de groei van de onderneming, en laat dat nu een onbekende factor zijn… Als je huurt vermijd je zware investeringen en kan je vlotter overgaan naar grotere, betere of andere tools. Zo ook met software.

Ben je getriggerd door deze standpunten, heb je bijkomende vragen, of wil je gewoon meer weten, geef gerust een seintje, dan bekijken we wat we voor jou kunnen betekenen!

Fijne dag !

Roeland@varoconsult.be

Uw Odoo Partner